Att ta hand om människor i utsatta situationer kräver inte bara omsorg och kompetens – det kräver också full kontroll på känsliga personuppgifter. På Finjagården, ett familjeliknande behandlingshem för vuxna med psykisk ohälsa och missbruk, blev just det en avgörande fråga.

“Vi trodde att vi hade koll tidigare, men nu inser vi att det finns så mycket mer att göra. Lösningen har gett oss ett helt nytt perspektiv,” berättar deras dataskyddsombud (DPO). 

Med 37 klienter och en verksamhet som bygger på förtroende, är dataskydd en central del av Finjagårdens vardag. Men arbetet sköttes länge manuellt – med pappersblanketter, samtycken och spridda rutiner.

Det skapade en riskfylld situation: man trodde att man hade kontroll, men kunde inte vara helt säker.

När DPO:n gick en utbildning inom dataskydd insåg denne snabbt behovet av en ny väg framåt.

Valet föll på Trustview som stödverktyg för deras GDPR-arbete:

“Onboardingen gick väldigt snabbt och vi fick alltid det stöd vi behövde. Jag har kunnat ställa frågor löpande och alltid fått bra rådgivning.” berättar deras dataskyddsombud.

Det digitala verktyget blev snabbt ett nav i verksamheten. Alla information finns nu samlat på ett ställe, och systemet visar tydligt vilka roller som har tillgång till vilka uppgifter – något som är avgörande i en verksamhet där sekretessen är absolut central.

Med Trustview kom en ny klarhet. Systemet visar inte bara vad som fungerar – utan också var det finns brister. Det har lett till konkreta åtgärder, utbildningar för personalen och framför allt: en ledning som för första gången fått full insyn.

“Ledningen har fått en helt annan förståelse för vårt dataskyddsarbete och vilka brister som faktiskt funnits.

För DPO:n har arbetet dessutom blivit mer inspirerande: “Nu vill jag varje år kunna visa ledningen hur vi ökar procenten och blir allt starkare i vårt dataskyddsarbete.”

Från kontroll till förbättring

Med en tydlig struktur på plats är nästa steg att systematiskt beta av de brister som identifierats och fortsätta höja efterlevnaden år för år.

Ett råd från Finjagården till andra organisationer?
“Sitt inte själv i det. Avsätt tid för att lägga in allt – men när det är på plats, jäklar vilket verktyg det är.”

Finjagården gick från känslan av att “ha koll” till att faktiskt veta. Med Trustview har de skapat en struktur som inte bara säkrar efterlevnaden idag – utan bygger styrka och förtroende för framtiden.