Att ha ansvar för personuppgifter i en rikstäckande verksamhet är inget litet uppdrag. För det statliga bolaget innebar det länge en vardag präglad av manuella rutiner, osäkerhet och tidskrävande kontroller.

“Vi hade basala utmaningar – ingen tydlig karta över våra behandlingar och ingen möjlighet att få en helhetsbild,” berättar bolagets dataskyddsombud (DSO).

Konsekvensen? Varje förändring i verksamheten blev ett tungrott projekt.
“Vi la onödigt mycket resurser på att dubbelkolla och justera varje enskild förändring. Det var svårt att få verksamheten att prioritera frågan.”

Behovet av ett IT-stöd växte fram gradvis. Inledningsvis såg man inte Trustview som ett verktyg för den egna GDPR-hanteringen, utan snarare för uppföljning i andra delar av organisationen. Men insikten kom snabbt:

“Vi insåg efterhand att det var just här – i GDPR-efterlevnaden – som ett system verkligen kunde göra skillnad.”

Efter en strukturerad upphandling föll valet på Trustview.

“Vi jämförde flera leverantörer, men Trustview passade vår verksamhet bäst.”

Införandet av Trustview beskrivs som både smidigt och personligt.

“Det märks att Trustview kommer från ett mindre bolag – vi uppskattade närheten till teamet och engagemanget från ägaren Farhoud. Han hade en stor inlevelse i vårt implementeringsprojekt.”

För nya användare har steget in i systemet varit enkelt.

“Trustview är väldigt strukturerat och lätt att hitta i. Stödet från Evertrust har fungerat smidigt hela vägen.”

Struktur, insikt och kontroll

När arbetet väl kom igång blev nyttan snabbt tydlig.

“Det är enkelt att förstå registren och hur allt hänger ihop. Systemet känns logiskt och det märks att man lyssnar på kunderna vid utveckling.”

Särskilt uppskattad är dashboarden – ett verktyg som gett DSO:n ett helt nytt sätt att följa upp efterlevnad på.

“Jag gillar att jag kan klicka mig ner till aktiviteter per avdelning. Det gör det konkret och användbart i dialogen med verksamheten.”

Sedan införandet har organisationen sett märkbara förbättringar:

“Vi har bättre kontroll, minskad risk och sparar tid – allt hänger ihop.”

Det som tidigare kändes oöverskådligt har nu blivit en tydlig struktur. Användarna beskriver systemet som intuitivt, och det upplevs som en lättnad att ha ett gemensamt verktyg för hela organisationen.

Bolaget planerar nu att använda Trustview även för andra regelverk och uppföljningar.

“Vi ser stor potential att utöka nyttan framöver.”

Och till andra som överväger samma steg kommer ett tydligt råd:

“Kör. Välj en leverantör som passar er storlek – och med Trustview får man engagemang, närhet och ett verktyg som faktiskt gör skillnad. Men glöm inte att avsätta tillräckligt med interna resurser för att lyckas.”